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★傘屋の和ちゃん熱血コラム『実践ウェブショップ』VOL.23
  〜  ワンランク上のネットショップづくり  〜
  【ウェブショップのメーラ使いこなし術  其の一】  宮武  和広
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◇◆第一歩はフォルダ仕分け◇◆

ウェブショップはメールにはじまりメールに終わります。その第一歩と
して、最近良く尋ねられるのは「メールフォルダの仕分け」方法です。
私愛用のメーラはEudora Proなのですが、ざっと以下のようにフォルダ
をわけています。前は注文メールはひとつのフォルダ内で済ましており
ましたが、内容が多様化してきたので分けることにしました。

Eudora Pro（クニリサーチインターナショナル）
http://www.kuni.co.jp/

【私のフォルダわけ一例】

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1.現在処理中〜オーダーメールはとりあえずここに格納されます
2.予約待機中〜バックオーダー（入荷待ち）の方を格納します
3.発送待機中〜梱包後、先の発送予約をうけ待機中の方を格納します
4.現在注意〜いろいろな原因で注意を払う処理を格納します
5.再請求中〜未納の方で、メールや電話で催促している方を格納します
6.修理＆優先予約〜修理、予約のメールです
7.相談中〜購入に関してのご相談メールを格納します

●発送済み（通常決済）
●発送済み（アコシス）
●発送済み（スマッシュ）
●領収済み
☆お客様の声
☆返信必要
★検索依頼
★講演依頼

あと主要メーリングリスト項目等、沢山のフォルダが並んでいます
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つまり流れごとに部署をつくって、そこに段階別にメールを振り分けて
いく感覚ですね。あなたのメーラにひとつの会社が存在すると思ってく
ださい。前に数字や記号をうっているのは、こうすれば（文字音順では
なく）意図した順番にメールフォルダが並ぶ理由です。

ユードラには「色分け機能」もありますので、これを絡めていけば大抵
のカテゴライズは対応できます。親友の「てるくにでんき」堂園さんは
受注メールフォルダは一個で、その中で色分けや優先順位で種別されて
いますが、これはこれで正解でしょう。


◇◆フィルター機能を活用する◇◆


案外活用されていないのが「フィルター機能」です。メールのサブジェ
クト（件名）等にある指定した文字（列）が出てくれば勝手にメーラが
振り分けてくれるという優れた機能があります。もし、これがないなら
そのメーラはウェブショップ用ではない！といえるでしょう
たとえば【「Subject」に「order」が含まれる】と指定して移動先を
「現在処理中」に設定しておけば、いくら沢山メールがきても注文メー
ルは必ずここに自動的に入るしかけですね。これは便利です。


【注意事項と設定例】


最初からこの「フィルター」機能を意識して注文メールのサブジェクト
をつけておきましょう。注文に関するものには「order」を入れ、それ
以外は「order」を抜いておくなどの下準備がなされていないと駄目。
その意味でも、ウェブショップ立ち上げ時から、ちゃんとしたメーラを
使用すべきでしょう（自身への反省もあります）

設定例
<<< Subject    order が現れる  移動→注文フォルダ  >>>

メーリングリストはぜったいフィルターをかけておくと便利です。一日
に数十通にも及ぶこともあり、これがメインフォルダに入るとパニック
ですし、こうしておけばちゃんと順番に並び読み返すのも便利でしょう。

設定例
<<< Subject  Webshop Talk MLが含まれる  移動→MLフォルダ  >>>

あまりすべてを振り分けすぎると目を通さないメールが出てくる場合が
ありますので注意してください。各人各様の使い勝手があります。これ
が正解！というのは御自身の手で見つけられるしかありません。メーリ
ングリスト類は必ず振り分けるとして、後は「重要なものを振り分ける」
のか「比較的重要でないものを振り分けてメイン受信フォルダをすっきり
させる」のか。振り分けコンセプトをしっかり考えておきましょう。


【私の場合】


私はメインのメーラ（サーバから削除する設定のもの）では、万一読み
おとしてもいいもの（メーリングリストや親しい友人からのメール等）
を振り分けて、できるだけメイン受信フォルダをすっきりさせておいて
注文メールを手作業で確認後振り分けています。

万一のフィルター振り分けミスということもありますし、フィルター機
能に100%依存するとイカンを思っているからです。注文メールは生命線
ですから。。。

とにかくフィルターは、とっても熟練した郵便局員さんがひとり、貴方
のパソコンに現れたようなものですから、これを使用しないテはないで
しょうね。一度使いだすととっても楽チンになりますよ。


【サブジェクトの小技】

注文フォームにサブジェクトを埋め込む時には、必ず後程御自身のメー
ラに並んだ時に件名が一見してわかるようにしておきましょう。

例：



ただ「注文」とするのではなく、こうしておけば、受信フォルダになら
んだ時も<<>>という件名で非常に判別
しやすくなります。


注文やメールの少ない時は「なんでそんな邪魔くさいことするねん」と
お思いかもしれませんが、受信メールが多くなってくると真価を発揮し
てまいります！フォルダ作成、フィルター機能の活用とサブジェクトの
小技で、あなたのメーラはずいぶんすっきりしたものになるでしょう。


◇◆定評ある「専用メーラ」を使用すること◇◆


余談的にはなりますが、最近お客様からのメールで判読不可能なものが
増えました。これはヘッダから推して「Outlook Express」 からのもの
がほとんど。「Outlook Express」 を用いて受信すれば問題はありませ
んが、他のメーラとの相性は、経験上あまり良いとはいえません。

ウェブショップからお客様に送るメーラは、「AL Mail」、「Becky!」
「Eudora Pro」といった定評あるものを使用したいもの。少なくともブ
ラウザのおまけ的についているものでは、個人ユーザーには適しても、
プロショップには不向き。かくいう私も最初は「Netscape Mail」 で商
売していましたが・・・（笑）

メーラは、いわば配達用自動車のようなもの。少々お金を出しても、機
能的なものを使用することで、あなたの店の稼動効率は随分あがると思
います。メールがたまってからでは「お引越し」がタイヘン。新規開店
の方は今のうちに乗り換えておきましょう！


◇◆複数メールアドレス管理機能の重要性◇◆


私の使用している「Eudora Pro」3.0では複数のメールアドレスを一括
受信することができます。（現状4.0はおすすめできませんが・・）

＜設定手順＞
ツール→オプション→パーソナリティ→新規設定  で追加すればOK

ここで設定したものは（Windowsの場合）
Program  Files→Eudora→eudora.iniに記録されますので、これを
バックアップすれば設定を保存できます。

パーソナルメールのアドレスと商用メールアドレスを変えておくことは
ビジネス拡充につれ必須になります。今後は複数メールアドレスを一括
管理できるメーラを選んだほうが有利といえましょう。


（予告）
ウェブショップのメーラ使いこなし術  其の二では更に効率アップの
秘術「定型文＋α」をご紹介します。乞うご期待v(^_^)


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      宮武  和広（傘屋の和ちゃん）
      潰れた老舗、いまサイバースペースで甦る！
      創業102年のノウハウ、サービス満載
      『雨降って傘屋どっと混む』
      心斎橋みや竹  kasaya.com
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      mailto:miyatake@kasaya.com
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